Tone of Voice for begyndere

Hvorfor er der forskel på, hvordan Søstrene Grene og Joe And The Juice kommunikerer til deres kunder? Hint: det handler om deres Tone of Voice.

Tone of Voice – eller virksomhedens stemme – handler ikke om, hvad I siger. Det handler om hvordan I siger det. Det er den måde, din virksomhed lyder på hjemmesiden, på LinkedIn, i pressemeddelelser, på plakater, i rekrutteringsannoncer og i kundeservice. Det er det, der gør jer genkendelige – og menneskelige – i en verden fuld af content.

Sådan en vil vi også have!

Det lyder let nok. Men hvad betyder det egentlig at have en Tone of Voice? Og hvordan kommer man i gang?

Hvorfor er det vigtigt med en Tone of Voice?

Fordi alle kommunikerer – men kun de færreste bliver husket. Din Tone of Voice er ikke bare en stiløvelse, det er en genvej til at skabe tillid og genkendelse. Den gør jer tydelige, selv når verden larmer, og den forstærker både jeres værdier og kultur. En god Tone of Voice hjælper medarbejdere med at finde fælles fodslag i kommunikationen, så I taler med én stemme – uanset hvem der skriver. Og så gør den det hele lidt nemmere. For når tonen er på plads, bliver det også lettere at skrive alt det andet.

Hvordan lyder I – egentlig?

Tone of Voice handler ikke om at finde på noget nyt. Det handler om at sætte ord på det, der allerede er der. Hvad er det for en stemning, I gerne vil skabe? Hvordan skal det føles at være i kontakt med jer?

Sådan kommer I i gang – trin for trin:

Start med jer selv

Hvem er I som virksomhed – hvis I var en person, hvordan ville I så være?

Er I:

• Direkte eller diplomatiske?
• Seriøse eller sjove?
• Formelle eller folkelige?

Tænk over, hvordan jeres kunder og samarbejdspartnere oplever jer – og hvordan I gerne vil opleves.

Find 3-4 ord, der beskriver jeres tone

Det kan fx være:

• Uformel – Vi taler som mennesker, ikke som robotter.
• Skarp – Vi spilder ikke tid. Hver sætning har en pointe.
• Ærlig – Vi siger tingene, som de er – også når det er svært.
• Engageret – Vi brænder for det, vi laver, og det kan mærkes.
• Humoristiske – Vi bliver husket, fordi vi får flettet humor ind i det meste.

Giv gerne hvert ord en kort beskrivelse og et par eksempler. Det hjælper andre med at bruge det i praksis.

Lav en do/don’t-liste

Så bliver det konkret og brugbart. Fx:

• Vi siger: “Vi hjælper jer i mål.” Vi siger ikke: “Vi faciliterer målrettede procesoptimeringer.”
• Vi skriver: “Det virker.” Vi skriver ikke: “Det har dokumenteret effekt på KPI’er.”

Det er ikke for at sætte nogen i bås – det er for at give holdet et fælles sprog og retning.

Tone of Voice skal ud at leve

Det nytter ikke noget, at jeres Tone of Voice er gemt væk i en mappe, som ingen åbner. Den skal kunne høres og mærkes i alt, hvad I laver. Sørg for, at tonen går igen på hjemmesiden og i “Om os”-tekster, i jeres SoMe-opslag, mails og nyhedsbreve, i stillingsopslag, præsentationer og oplæg – og i de interne guides og onboardingmaterialer, nye kollegaer møder. Jo mere konsekvent tonen bliver brugt, jo mere genkendelig bliver I. Og jo lettere bliver det for både kunder, kollegaer og samarbejdspartnere at forstå jer, huske jer og samarbejde med jer.

Tjek ind og justér løbende

En Tone of Voice er ikke nødvendigvis hugget i sten. Den skal afspejle virkeligheden – og udvikle sig med virksomheden. Lav et årligt “tone-tjek”: Passer ordene stadig? Bruger vi dem rigtigt? Lyder vi, som vi gerne vil lyde?

Klar til at finde jeres stemme?

Vi hjælper gerne med at finde, formulere og forankre en Tone of Voice, der passer til jer – og som gør det nemmere for alle i virksomheden at kommunikere som ét brand.

For det er ikke nok, at I har noget på hjerte. Folk skal også kunne høre, at det er jer, der siger det.

Og hey – tjek også vores indlæg om kommunikationsstrategi ud, her er guldkorn (hvis vi selv skal sige det) om, hvordan man sikrer, at alle kommunikerer ens i hele virksomheden.